I. Position Overview – Giới thiệu vị trí
We are looking for a highly motivated and detail-oriented (Senior) Client Operations Executive to join our Client Operations Team. This role acts as the main point of contact for a portfolio of B2B clients, ensuring smooth and efficient order fulfillment operations from inbound to aftersales. You will monitor end-to-end performance, resolve operational issues across functions, and coordinate cross-departmentally to deliver best-in-class fulfillment service.
Chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên có năng lực và chủ động cho vị trí (Senior) Client Operations Executive để gia nhập Client Operations Team. Vai trò này sẽ phụ trách chính cho một nhóm khách hàng (B2B accounts), đảm bảo quá trình vận hành xử lý đơn hàng (fulfillment) diễn ra trơn tru từ khâu nhập hàng (inbound) cho đến khâu hậu mãi (aftersales). Bạn sẽ theo dõi hiệu suất, xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành và phối hợp đa phòng ban để mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
II. Key Responsibilities – Mô tả công việc
🔹 For All Levels (Executive & Senior)/ Dành cho tất cả cấp độ (Executive & Senior):
- Act as the primary operational contact for assigned client accounts, owning end-to-end fulfillment processes (Inbound – Inventory - Outbound – Handover – Aftersales - Disputes/ Compensation).
Đóng vai trò là đầu mối vận hành chính cho các khách hàng được phân công, nắm bắt toàn bộ quy trình fulfillment của đối tác (Inbound – Inventory - Outbound – Handover – Aftersales - Disputes/ Compensation). - Handle operational tickets from various channels (phone, email, internal tools), ensuring timely resolution in accordance with SLA.
Tiếp nhận và xử lý các ticket vận hành từ nhiều kênh (gọi điện, email, hệ thống nội bộ), đảm bảo giải quyết đúng SLA. - Support clients in using systems and following basic operational processes; participate in rollout of policies/programs to partners.
Hướng dẫn Đối tác sử dụng hệ thống và nắm quy trình vận hành cơ bản; tham gia triển khai các chương trình/chính sách dành cho Đối tác. - Act as a bridge between Clients and Internal Teams to ensure complete and timely communication.
Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa Đối tác và các bộ phận nội bộ, đảm bảo truyền đạt đúng – đủ – kịp thời. - Coordinate with internal departments to resolve root causes and close issues thoroughly.
Phối hợp với các bộ phận nội bộ để xử lý nguyên nhân gốc rễ và đóng vòng vấn đề. - Analyze account performance and propose improvement or prevention plans for recurring issues.
Phân tích hiệu suất tài khoản và đề xuất giải pháp cải thiện hoặc phòng ngừa các vấn đề lặp lại. - Support cross-account workload sharing when an imbalance arises.
Hỗ trợ phân bổ workload nội bộ bằng cách xử lý thêm ticket từ các tài khoản khác khi có yêu cầu. - Be on-site at the warehouse during peak campaigns or upon request from management.
Có thể hỗ trợ trực tiếp tại kho trong các dịp campaign lớn hoặc khi có yêu cầu từ quản lý.
🔸 Additional for Senior Level/ Bổ sung dành cho cấp Senior:
- Support team supervision: coach and guide new or junior Client Operations Executives.
Hỗ trợ quản lý nhóm nhỏ: hướng dẫn, đào tạo nhân sự mới hoặc nhân sự chưa thành thạo trong team Client Operations. - Represent the team in cross-functional projects to provide operational insights and feedback.
Đại diện bộ phận tham gia các dự án liên phòng ban, đóng góp góc nhìn từ phía vận hành thực tế. - Lead or contribute to process/system improvements to enhance partner experience and internal efficiency.
Tham gia xây dựng, cải tiến quy trình vận hành và hệ thống, đề xuất sáng kiến nâng cao trải nghiệm Đối tác và hiệu quả nội bộ.
III. Qualifications – Yêu cầu ứng viên
- Minimum 2 years’ experience in B2B Operations, Client Service, or Customer Success within e-fulfillment / logistics / ecommerce industries.
Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, chăm sóc khách hàng hoặc dịch vụ khách hàng B2B thuộc các ngành e-logistics, e-fulfillment hoặc ecommerce. - Strong problem-solving skills, critical thinking, and multi-tasking ability under time pressure.
Có tư duy phân tích vấn đề, kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhạy và làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian. - Excellent communication skills and ability to coordinate across departments.
Giao tiếp tốt, chủ động kết nối và phối hợp làm việc liên phòng ban. - Tech-savvy and familiar with ticketing/CRM tools, G-suite/Excel.
Thành thạo các công cụ số, hệ thống ticketing hoặc CRM, G-suite, Excel. - Fluent in Vietnamese. English is required for Senior level.
Giao tiếp tiếng Việt lưu loát. Yêu cầu tiếng Anh bắt buộc nếu ứng tuyển vị trí Senior.
IV. Working Conditions – Điều kiện làm việc
- Workplace: Main office (with occasional visits to warehouse sites when required)
Địa điểm làm việc: Văn phòng chính (có thể đi thực tế kho theo yêu cầu công việc) Working schedule: Monday to Saturday, rotating shifts (at least one afternoon–evening shift 13:00–21:00 per week)
Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 7, ca xoay linh động (có ít nhất 1 ca chiều–tối 13:00–21:00/tuần)
- Reporting line: Reports to Client Operations Manager
Báo cáo công việc: Trực tiếp cho Quản lý bộ phận Client Operations - Working time: Full-time
Thời gian làm việc: Toàn thời gian
V. Why Join Us – Vì sao bạn nên ứng tuyển?
- Be part of a fast-paced, high-impact team supporting Vietnam's leading e-commerce brands.
Gia nhập đội ngũ năng động và có ảnh hưởng trong ngành thương mại điện tử Việt Nam. - Exposure to end-to-end fulfillment operations and real B2B account management experience.
Cơ hội tiếp xúc với toàn bộ chuỗi vận hành và xây dựng kỹ năng quản lý tài khoản khách hàng B2B thực chiến. - Career path to Senior / Team Lead roles based on problem-solving performance and ownership mindset.
Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Senior/Trưởng nhóm, dựa trên năng lực xử lý vấn đề và tinh thần chủ động.